Tips-Tips Sukses menghadapi Audit Stage 1

A Gift!
24 August 2015
Naik Gaji!
27 August 2015

Tips-Tips Sukses menghadapi Audit Stage 1

2 hari ini saya menghabiskan waktu di Karawang, mendampingi salah satu klien perusahaan saya yang sedang di audit terkait ISO 14001 dan OHSAS 18001 oleh salah satu badan sertifikasi di Indonesia, sebut saja SGS, hehe. Alhamdulillah, audit stage 1 berjalan lancar, dan direkomendasikan untuk lanjut ke audit stage 2.

Sebagai pengingat, Audit adalah proses pemeriksaan sistematik dan independen untuk menentukan apakah Perusahaan telah sesuai (dilihat dari dokumen, pelaksanaan, dan rekaman bukti) terhadap standar yang diikuti. Nah, untuk mendapatkan sertifikasi standar tertentu, maka kita perlu di audit oleh pihak ketiga, dalam hal ini yaitu Badan Sertifikasi. Tahapan untuk mendapatkan sertifikasi yaitu harus melalui Audit Stage 1, Audit Stage 2, bila lulus di audit stage 2 maka akan mendapat sertifikat, dan akan secara rutin dilakukan audit surveillance 6 bulan atau satu tahun sekali (tergantung kesepakatan) oleh badan sertifikasi yang memberikan sertifikat.

Nah, lalu bagaimana tips-tips agar lancar dan sukses saat di audit stage 1? Simak tips-tips berikut (diambil berdasarkan pengalaman pribadi).

  1. Persiapkan semua Dokumen yang dibutuhkan.

Audit stage 1 merupakan fase pembuktian kesiapan kita. Maka perlu dilakukan persiapan terkait Dokumen yang dibutuhkan oleh standar, telah dilaksanakan di lapangan minimal 3 bulan, dan tersedia bukti pelaksanaannya. Dalam audit stage 1, ketersediaan dokumen adalah hal wajib. Maka siapkan baik-baik terkait kesesuaian dokumen.

Misal di ISO 14001, maka siapkan Manual Lingkungan, SOP IADL, SOP Identifikasi dan Evaluasi Peraturan, SOP Komunikasi, SOP Operasional Kontrol, SOP Tanggap Darurat, SOP Internal audit, SOP Pengukuran dan Pemantauan Lingkungan, Jodesk, komptensi, dan data training terkait Lingkungan, SOP Pengendalian Dokumen, dan SOP Tinjauan Manajemen. Jangan lupa lengkapi juga form-form terkait. Jangan sampai meminta Badan Sertifikasi untuk datang, padahal kita sendiri belum siap.

  1. Siapkan Ruangan Audit dengan Baik

Hal ini sangat penting, karena terkait dengan peletakan dokumen, agar mudah dicari dan diambil ketika sedang di audit. Jangan sampai ruangan terlalu sempit, panas, dan berisik.

  1. Jangan Grogi

Di beberapa kasus, Grogi merupakan salah factor yang membuat auditee panic, sehingga salah memberikan jawaban, atau dokumen. Temuan pun diterbitkan oleh Auditor. Nah, cara supaya tidak grogi saat audit adalah perbanyak latihan. Latihan ini bisa berupa audit internal, yang dilakukan oleh tim internal di perusahaan. Atau melakukan simulasi audit dimasing-masing departemen 1 minggu dan 3 hari sebelum audit oleh pihak eksternal dilaksanakan.

  1. Jujur

Audit stage 1 bertujuan untuk melihat apakah Perusahaan siap atau belum siap. Jadi hasil akhirnya adalah Perusahaan direkomendasikan untuk audit stage 2, atau Perusahaan tidak direkomendasikan. Di banyak kasus, badan sertifikasi pasti akan merekomendasikan Perusahaan. Walaupun temuan audit stage 1 ini banyak. Temuan dalam audit stage 1, dikategorikan menjadi 2 yaitu Kritikal dan Tidak Kritikal. Kritikal ini akan berpotensi menjadi major apabila tidak diperbaiki oleh Perusahaan sebelum audt stage 2, sementara Temuan Tidak Kritikal dapat berpotensi menjadi minor jika tidak ditindak lanjuti.

Nah, jadi audit stage 1 biasanya sangat detail dan mendalam. Maka jujur lah, tidak usah ditutup-tutupi. Ketika kita jujur, maka potensi perbaikan yang dapat kita lakukan akan lebih besar, dan menjadi lebih aman saat audit stage 2.

Audit itu ibarat dokter, dimana dokter akan menganalisa penyakit apa yang kita derita dengan cara bertanya dan pemeriksaan. Apabila kita berbohong, maka bisa jadi penyakit kita tidak ketahuan sehingga berpotensi menjadi tambah parah.Maka jujurlah…

  1. Briefing Tim dan Pembagian Tugas

Hal yang sering lupa dilakukan Perusahaan adalah Briefing Tim Auditee. Hal ini biasanya disepelekan oleh Perusahaan, akibatnya banyak yang blank saat di audit. Nah, briefing tim ini adalah terkait mengulas kembali standar yang diaudit dan persiapan yang sudah kita lakukan. Selain itu, terkait pembagian tim di masing-masing Departemen, ada yag bertugas menjawab pertanyaan, ada yang bertugas mengambil dokumen atau bukti pelaksanaan, dan satu orang lagi sebagai dokumentasi (lebih baik divideokan atau suaranya di rekam). Dokumentasi bertujuaan agar Perusahaan bisa belajar mengenai metode audit yang dilakukan oleh auditor. Pihak Manajemen perlu memberikan dukungan moral, berupa semangat, kepada tim yang akan di audit.

Ketika kelima hal tersebut dilakukan, insyaAllah audit stage 1 teman-teman semua lancar jaya 😀 Selamat audit!

Leave a Reply

Your email address will not be published. Required fields are marked *