Audit Sistem Manajemen berdasarkan ISO 19011:2011

What do most parents want for their Children?
14 March 2017
Ini Sumber Kreativitas Saya!
28 March 2017

Audit Sistem Manajemen berdasarkan ISO 19011:2011

Audit adalah Proses Sistematis, Terdokumentasi, dan Independent untuk menilai kesesuaian Sistem dan Pelaksanaan terhadap aturan yang dianut (Standard (ISO, IEC, dan lain sebagainya), Legal, Kontrak, SOP)

Mungkin lebih mudah, jika kita analogikan, bahwa Audit itu adalah Rutin Medical Check Up.

Begini, ketika anda sedang melakukan rutin medical check up, apakah anda menginginkan hasil yang valid? tentu iya. Lalu, pertanyaan selanjutnya, apakah anda akan menutupi penyakit atau keluhan anda? tentu saja tidak. Nah, audit sistem maupun audit keuangan pada perusahaan pun seperti itu. Jika, niatnya memang untuk memperbaiki dan untuk peningkatan, tidak perlu ada yang ditutup-tutupi. Karena, hasil dari audit adalah list masalah, dan juga rekomendasi penyelesaiannya.

Jika kita analogikan, dengan contoh lain.

Audit itu seperti Anti Virus.Harus detail, tajam, aktif, dan dapat menganalisa dengan tepat, penyakit atau virus apa yang sedang menjangkiti perusahaan kita.

Maka, proses audit tidak perlu ditakuti. Auditor pun adalah rekan kita, partner, atau bahasanya dokter, yang kita perbantukan untuk mengecek status kesehatan kita.

Hasil audit adalah Temuan Masalah.

Untuk penyelesaiannya bagaimana? Nah, itulah fungsi Konsultan.

Jadi, Auditor adalah yang menilai atau mengecek penyakitnya. Konsultan adalah yang mengobati. Bisa nggak, jika Auditor sekaligus menjadi dokter yang mengobati? Bisa saja, namun akan terjadi conflict of interest.

Terdapat standar Audit Sistem Manajemen yang dapat di download di google versi Pdf nya, yaitu ISO 19011:2011. Panduan yang dituliskan ini, merujuk pada standar tersebut, dan pada pelatihan Lead Auditor IRCA yang pernah beberapa kali saya ikuti.

 

Ada 5 titik Kritikal pada Pada Audit

  1. Standar yang dianut (ISO, Legal, Kontrak, SOP, Goal Perusahaan, dan Dokumen lain yang dijadikan rujukan)
  2. Bisnis Proses (Proses detail dari hulu ke hilir).
  3. Dokumen (Apakah Dokumen sesuai dengan Standard an Bisnis Proses)
  4. Implementasi (Apakah Implementasi sesuai dengan SOP, dan sejalan dengan Proses Bisnis, dan Goal Perusahaan)
  5. Evidence (Apakah ada bukti dari Implentasinya?)

Seorang Auditor dalam praktiknya, akan melakukan pengecekan pada kelima hal tersebut.

4 Fase Audit (Tahapan Audit) :

  1. Planning :Perencanaan Jadwal Secara Umum (bulan), Kebutuhan SDM (Jumlah), Metode.
  2. Preparation : Jadwal Detail (waktu, Hari), Kompetensi SDM, Audit Plan, Briefing Auditor, Audit Ceklist, Baca Dokumen yang akan diaudit,
  3. Performing : Opening Meeting, Pelaksanaan Audit, Closing Meeting
  4. Post Audit : Format Report, Finding, Membuat Summary, Membuat Statistik.

Ada Tigahal utama yang dilakukan dalam Audit :

  1. Audit Dokumen : Memastikan Dokumen telah memenuhi persyaratan yang dianut
  2. Audit Implementasi : memastikan Pelaksanaan sesuai dengan Dokumen.

Dengan melakukan dua hal itu, maka Perusahaan akan terlihat, apakah sudah memiliki sistem yang baik atau belum, sehingga dapat diukur bagaiman tingkat Performance nya. Jangan-jangan, sistem yang selama di buat, tidak digunakan di lapangan.

Banyak ditemukan di Lapangan, bahwa dokumen standar, SOP yang dibuat, hanya sebatas tulisan kertas. Apa yang ditulis tidak sama dengan apa yang dilakukan. Dalam Audit, hal ini menjadi masalah besar. Karena Perusahaan tidak bisa menjamin, apakah proses yang beroperasi di lapangan memenuhi kualitas yang dipersyaratkan dalam SOP atau tidak.

Dalam proses pelaksanaan Audit dilapangan, jika disederhanakan, maka akan menjadi seperti gambar dibawah ini.

Jadi, Audit ini adalah Proses mencari informasi, dengan 4 cara diatas untuk mendapatkan bukti atau evidence, yang kemudian di bandingkan dengan standar, dan didapatkan kesesuaian dan ketidak sesuaiannya.

Cara melakukan interview, yaitu menggunakan teknik funnel.

Begini, biasanya, pada saat kita akan menilai, jika langsung bertanya yes or no, maka jawaban yang akan muncul, adalah jawaban-jawaban normatif. Sehingga hasil yang didapatkan, adalah hasil yang belum tentu VALID.

Sayang banget kan, udah capek-capek audit, tapi hasilnya ternyata bias, atau tidak sesuai bahkan, Akhirnya, efeknya tidak akan signifikan, atau malah tidak ada efeknya.

Nah, ada teknik funneling, yaitu seperti gambar di bawah ini.

Open Question : Pertanyaan Terbuka

  • Apa saja tugas yang bapak lakukan sehari-hari? Bisa tolong diceritakan.
  • Bagaimana Alur Pekerjaaan Bapak?
  • Kepada siapa bapak melakukan pelaporan hasil dari pekerjaan bapak?

Probing Question : Pertanyaan Mengarahkan

  • Oh, jadi itu ya Pak yang bapak lakukan sehari-hari, boleh saya ditunjukkan prosedur atau dokumen terkait panduan pekerjaan bapak tadi? (Jika menjawab, ada pak, ini saya tunjukkan. Maka langsung cek dokumen tersebut, apakah sama atau tidak dengan yang diceritakan tadi)
  • Boleh saya lihat bisnis proses atau list prosedur pada departemen bapak?
  • Boleh saya lihat hasil kerja atau laporan dari Departemen Bapak?

Closed Question : Pertanyaan mengunci, yes or no.

  • Wah, ini ada beberapa tugas yang tidak sama pak, ini belum dilakukan ya Pak? (Iya belum) Berarti temuan ya pak? (Iya)
  • Wah, ini list prosedurnya tidak lengkap, berarti temuan ya pak? (Iya)

Kira-kira seperti itu prosesnya. Dalam praktik sebenarnya, tentu akan lebih kompleks, karena mengikuti proses Bisnis dari masing-masing.

Yang terakhir, akan kita bahas adalah bagaimana menetapkan dan mengkatagorikan temuan.

Ada Dua Kriteria dalam Audit, yaitu

Kriteria Temuan Audit Major, yaitu jika memenuhi salah satu persyaratan di bawah ini.

  1. Total Breakdown proses, prosedur, atau operisional sistem
  2. Total Absen Persyaratan pada satu klausul atau lebih.
  3. Jumlah ketidaksesuaian Minor menghasilkan total breakdown
  4. Immediate Hazard / Risiko

Kriteria Temuan Audit Minor,yaitu jika memenuhi salah satu persyaratan di bawah ini.

  1. Sedikit menyalahi proses, prosedur, dokumen atau operasional sistem
  2. Inkosistensi dalam pelaksanaan Sistem.
  3. Semua Ketidaksesuaian yang tidak masuk ke Temuan Major

Cara penulisannya, adalah seperti ini.

Berikut ini adalah contoh-contoh kalimat pembukanya.

MINOR

  • Belum cukup bukti bahwa (Ketika yang bermasalah buktinya/record)
  • Sistem belum selalu menjamin
  • Sistem tidak selalu menjamin bahwa (ketika yang bermasalah sistemnya)
  • Ditemukan saat audit bahwa (untuk menghindari Quick Fix)

MAJOR

  • Sistem tidak menjamin bahwa
  • Tidak ditemukan bukti bahwa
  • TIDAK ADA SISTEM YANG MENJAMIN BAHWA.
  • TIDAK ADA BUKTI YANG DAPAT MEMASTIKAN BAHWA..

REKOMENDASI

  • Sangat direkomendasikan
  • Perhatian harus diberikan kepada
  • Harap untuk ditingkatkan
  • Untuk dipertimbangkan bahwa

Perbaikan untuk Kategori Major, untuk External Auditor Maksimal 3 bulan sudah harus closed. Kalau Minor, dianggap selesai, dan dicek di tahun berikutnya.

Penulisan, mengikuti Pola P-L-O-R

  1. Problem
  2. Location
  3. Objective Evidence
  4. Reference

Contohnya

Temuan MAJOR :

  • Sistem Tdak Menjamin bahwa produksi di kelola dengan memadai, di area Plating Shop, Sebagai contoh ; mengganti spek, merubah material, tidak dilakukan uji ulang, terjadi kesalahan fatal pada Produk. Hal ini tidak sesuai dengan klausul 7.1, 7.5.1, 824, 83, 852 ISO 9001:2008.

Temuan MINOR :

  • Ditemukan saat audit ada beberapa dokumen kadaluarsa, di area Desain dan Drawing. Sebagai contoh : Desain Nomer 150/2 dan150/3 ada 2 revisi yang berbeda, hal tersebut tidak sesuai denganklausul 423 g ISO 9001 :2008.
  • Belum cukup bukti bahwa evaluasi supplier dijalankan dengan benar, di area Purchasing. Sebagai contoh : Tidak ditemukan bukti record Evaluasi Supplier. Hal tersebut tidak sesuai dengan klausul 741 ISO 9001:2008.

Okay, sekian dulu, akan disambung pada tulisan selanjutnya.
Semoga Bermanfaat.

Leave a Reply

Your email address will not be published. Required fields are marked *